colib bietet Ihnen für alle Dokumente, Bilder, Emails, etc. eine einfache sowie umfassende Kategorisierungsfunktion, welche Ihnen noch mehr Effizienz und Einsparungen in der täglichen Arbeit bietet.
Definieren Sie in einfacher Weise Kategorien, Unterkategorien und dazugehörende Dateieigenschaften für ihre Dokumente. Ob für Normen, CAD, Buchhaltung, Prospekte, Bilder, etc. - Sie definieren selbst und in unbegrenzter Anzahl Kategorien für unterschiedliche Bereiche. Nachdem Sie die Kategorien, Unterkategorien und Dateieigenschaften erstellt haben, können Sie einzelne oder gleich mehrere Dokumente auswählen und diese den definierten Kategorie-Eigenschaften zuweisen.
Der Vorteil des colib l Kategoriesystems liegt in seiner automatischen Erzeugung von Auswahlfeldern im colib Kategorie-Suchsystem. Als Anwender wählen Sie im Kategorie-Suchsystem einfach eine oder mehrere von den zuvor definierten Kategorien aus. Wählen Siezwischen textuellen Eingaben oder dem einfachen Anklicken von Checkbo. Mit Hilfe der colib Kategoriesuche finden Sie direkt die betreffenden Dokumente auch wenn es sich um Dokumente handelt welche normalerweise nicht suchbar sind, wie z.B. CAD Zeichnungen, Grafiken, Bilder, etc.
Beispiel:
Sie suchen eine CAD Zeichnung für eine Welle aus Chrom Nickel Stahl mit einer Länge von 10 cm. Gehen Sie in die Kategorie-Suche und wählen Sie aus einer von Ihnen zuvor definierten Kategorie und Unterkategorie aus (z.B. Kategorie: CAD; Unterkategorie: Welle, oder Kunden Nr. 4711, oder …). Für die gewählte Unterkategorie z.B. „Welle“ erscheinen nun erweiterte, von ihnen definierte Eigenschaften wie: Durchmesser, Länge, Material, etc. Geben Sie nun die entsprechenden Eigenschaftswerte, welche die Zeichnung beinhalten soll ein (z.B.: Material; Chrom Nickel; Länge: 0,1 m) und starten Sie die Suche.
Ihre Vorteile mit dem colib l Kategorisierungssystem
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Mit Hilfe des colib l Kategorisierungssystems können Sie
nun auch Dokumente finden, die mit keinem textbasierten
Suchsystem durchsucht werden können.
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Sie können Dokumente aller Formate und aus den
verschiedensten Bereichen, z.B. Dokumente
wie Angebote, Skizzen, Schriftwechsel, etc. zu einem
Projektordner bündeln ohne eine festgelegte Ablagepolitik
von Dokumenten zu ändern.
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Eine revisionssicher Archivierung von Dateien bleibt gewährleistet
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Eine doppelte Ablage von Dokumente wird vermieden
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Sie erstellen Dateieigenschaften eigenständig und in
beliebiger Anzahl
Strategischer Nutzen für Sie
Sehr einfache, intuitive und benutzerorientierte Anwendung ohne Schulungskosten.
Mit dem colib l Kategorisierungssystem erhalten Sie ein zukunftsweisendes Instrument zur flexiblen und vielseitigen Organisation von Dokumenten, Bildern und Videos im Unternehmen. Durch das colib Kategorie-Suchsystem und den Vorteil Dateien auch aus verschiedenen Anwendungen bündeln zu können, erhalten Sie ein übergreifendes System und keine weitere Insellösung. Sie sparen Zeit durch das Vermeiden von Doppelarbeiten.
Durch die webbasierte Ausrichtung können die Benutzer von überall schnell und einfach auf die ihnen zustehenden Dokumente und Firmenwissen zugreifen. Ihre Kunden oder Mitarbeiter werden Sie als schnelleren Ergebnislieferanten wahrnehmen und Sie werden täglich Arbeitswege und Doppelarbeiten vermeiden.
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